Outlook 2013 > 連絡先

１）Outlookを起動し、ナビゲーションバーで［連絡先］を選択する。

２）表示する連絡先フォルダーを選択する

 「ホーム」タブで「◢ 個人用の連絡先」傘下にある、メールアカウント毎の「連絡先」を選択する

３）選択されたフォルダー内の連絡先が、右側に表示される。

Outlook 2013 の既定の連絡先のビューは「連絡先」です。 

表示される連絡先には8つの形式があります。それぞれ特徴があるので、確認したい内容に合わせて連絡先の表示を切り替える。

パソボラでのお勧めのビューは［一覧］表示だ。

既定のビューは［連絡先］。パソボラでは［一覧］がお勧め。

［ビューの管理］

ビューの「新規作成」「コピー」「変更」「名前の変更」「リセット」ができる

［現在のビューを新しいビューとして保存］

現在のビュー設定で新しいビューを作成する

［現在のビューを他の連絡先フォルダーに適用する］

現在のビュー設定を他のフォルダーに適用する

適用するフォルダーを選択するパネルが表示される

１）「ホーム」タブで、現在のビューを「連絡先」から、「一覧」へ切り替える

➋ビューを設定する

既定で［勤務先］でグループ化して表示される一覧表示を、グループ化しないで表示するように設定変更する。

また、表示する項目を選択し、表示する順を設定する。

１）①「表示」タブで、「並べ替え」グループの、②「その他」をクリックし、③「ビューの設定」を選ぶ

⇩

２）「ビューの詳細設定：一覧」のパネルで、④【「グループ化」勤務先（昇順）】をクリックする

既定では、【「グループ化」勤務先（昇順）】が設定されている。

ここでは、これを【「グループ化」（なし）】に設定する。

⇩

３）「グループ化」ウィンドウの「最優先されるフィールド」の、⑤「勤務先」の右端にある（v）をクリックし、「（なし）」を選択する。これにより「フィールドを表示する」のチェックが外れたのを確認し、⑥「OK」をクリックする。

なお、同じことは「すべてクリア」をクリックすることでも設定できる。

⇩

４）「ビューの詳細設定：一覧」のパネルに戻るので、「列」をクリックする

列に一覧表示する項目と表示順を設定する

５）「列の表示」ダイアログで、⑦「表示する列と順序」を以下のようにする

⑧「ＯＫ」をクリックする

2017/01/31変更：「電子メール表示名」を、⑦「表示する列と順序」に追加

🔰「電子メール表示名」は、相手にメールが届いたときに、宛先として表示される

⇩

６）再度「ビューの詳細設定：一覧」のパネルに戻るので、⑨「並べ替え」をクリックして、⑩［部署］フィールドに変更し「昇順」にする。⑪［OK］を２回クリックする。

⇩

７）設定したビューを確認する：

表示形式；　　　　　一覧

グループ化；　　　　なし

列に表示する項目；　アイコン、氏名、メール、電子メール表示名、勤務先、部署、役職、

更新日時、分類項目、フラッグ

並べ替え；　　　　　部署（昇順）

2017/01/31変更：「電子メール表示名」を追加し、「アイコン、氏名、（電子）メール、電子メール表示名、勤務先、部署、役職、更新日時、分類項目、フラグ」とした

連絡先を常に最新にしておく

パソボラ事務局から、毎月送付される班編成表を基に、以下の操作を適時行い、常に最新にしておくこと。

• 新しい連絡先を追加する（連絡先の新規登録）
• 登録済み連絡先を削除（連絡先の削除）あるいは連絡先のメールアドレスを変更する（連絡先の編集）

連絡先フォルダーを作成する

連絡先を保存するフォルダーを、該当アカウントの「連絡先」フォルダーの傘下に、新しく作成する。

１）作成するフォルダーの帰属先を指定し、新しいフォルダーの作成をクリックする

① ナビゲーションで［連絡先］を選び、「フォルダー」タブをクリックする

②［◢ 個人用の連絡先］から、帰属先のメールアカウント用の「連絡先」フォルダーを選択し、「新しいフォルダー（新規作成）」をクリックする

２）フォルダーの名前を入力する

③「新しいフォルダーの作成」ダイアログで「名前」を入力し、「フォルダーに保存するアイテム」には、「連絡先 アイテム」となっていること、「フォルダーを作成する場所」では親となるフォルダーが選択されているのを確認する。［OK］をクリックする。

３）フォルダーが作成されたのを確認する 

４）新規フォルダーがアドレス帳に表示されるように設定されているのを確認する

 ⑤「フォルダーのプロパティ」をクリックし、表示される「フォルダー プロパティ」ダイアログで「Outlook アドレス帳」タブを表示する。

「電子メールのアドレス帳にこのフォルダーを表示する」のチェックが入っているのを確認する。

最後に［OK］をクリックして「フォルダー プロパティ」ダイアログを閉じる。

連絡先を手動で新規に登録する

連絡先を新規に登録するには以下の３つの方法がある：

1. 手動で連絡先を登録する
2. 受信したメールの差出人や宛先から登録する
3. 外部のファイルから連絡先を読み込み登録する

ここでは１．の「手動で連絡先を登録する」を紹介する。

➊ Outlook を起動、ナビゲーションバーの「連絡先」を選び、連絡先サブフォルダーを選択する

🔰ここで選択するサブフォルダーに、これから作成される連絡先が保存されるので、間違わないよう選択しよう！

➌ 連絡先の各項目を入力し［保存して閉じる］をクリックする

＊＊＊以下の例は、パソボラでの連絡先慣例とされている、「ふりがな」を「勤務先」に、「班No」を「部署」に、そしてパソボラでの「役割」を「役職」に入力する例である。＊＊＊

連絡先に登録されました。

❶ 班編成表に「退会者」がリストされている場合は、該当者を連絡先から削除します。

既存の連絡先を編集する際、現在のビューにしたがって編集画面が変わります。Outlook 2013の既定の連絡先のビューは「連絡先」になっているので、そのビューで任意の連絡先を編集すると、従来の画面ではなく、タッチモードに最適化されたものになる。

ここでは［一覧］ビューでの編集を行う。

パソボラ会員のメールアドレスが変更になった場合に、その変更を連絡先に反映する方法です。

事前準備：　変更された情報を確認し、コピーしてクリップボードに保存しておく

➊ Outlookを起動し、編集する連絡先が保存されているフォルダーを開き、編集する連絡先エントリーをダブルクリックして開く。

ここでは、「練習」フォルダーに保存されている「保土ケ谷 五郎」のメールアドレスを変更する。

①ー１：ナビゲーションバーで「連絡先」を選択する

①ー２：編集する連絡先が保存されている「練習」フォルダーをクリックして開く

①ー３：編集する連絡先エントリーをダブルクリックして開く

➋ 連絡先の詳細が開くので、編集箇所を変更し、「保存して閉じる」をクリックする

ここでは、「保土ケ谷 五郎」のメールアドレスを変更する

②ー１：連絡先詳細が開くので、［メール］フィールドを変更する。

手入力で入力するのも良いが、間違いをすくなくするには、クリップボードに保存してあるデータを使うのが良い。

「表示名」も必要に応じて修正する。姓名（メールアドレス）となる場合は、（メールアドレス）部分を削除する。代わりに「様」を追加してくと良い。

この項目は、送受信されるメールの宛先・CC部分に表示される。

②ー２：変更が済んだら［保存して閉じる］

これで連絡先のメールアドレス変更が完了する。

➌ 編集された連絡先がグループのメンバーの場合は、グループメンバーの更新をする

１） 編集したメンバーが入っている連絡先グループが保存されているフォルダーを開き、②「グループ名」をダブルクリックする

２） 連絡先グループが開き、メンバーがリストされる。「連絡先グループ」タブの「メンバー」グループにある③「今すぐ更新」をクリックする

⇩

３） ④グループメンバーが更新されるので、⑤「保存して閉じる」をクリックする。

グローバルアドレス一覧

例えば、企業であれば全社員のアドレスを管理者が一元管理しているようなもの。

社員一人ひとりが個別にアドレス帳で管理しなくとも、全社員が1つのアドレス帳を見ることが出来る。

アドレス一覧

会社内の組織構成から宛先を検索することが出来る。

連絡先

これまでのメーラーで使用しているアドレス帳と同じようなもの。

複数のアドレス帳を使用している場合、最も優先されるアドレス帳一覧が最初に表示するようにする。

電子メ―ルを送信するときに［ユーザー設定］の連絡先を最初に確認するように設定する

［ユーザー設定］の中の連絡帳の並び順をセットする。

新しいメールの作成中で［あて先］［CC］［BCC］をクリックして連絡先を入力するときに、最初に開くアドレス一覧が常にいつも使用するアドレス一覧であることが好ましい。

以下は、最初に開くアドレス一覧（連絡先）フォルダーを指定する方法だ。

1. Outlook を起動し、メニューの［ホーム］タブを確認する。
2. ［検索］グループにある［アドレス帳］をクリックする。
3. ［アドレス帳］が開く。

1. アドレス帳メニューの［ツール］をクリックし、［オプション］を選択する。
2. アドレスパネルで、［アドレス帳を開いたときに最初に表示するアドレス一覧］で、▼をクリックし、連絡先フォルダーを指定する。
3. ［OK］をクリックし、次に［×］でアドレス帳を閉じる。